Inkoopproces

Het inkoopproces is een belangrijk instrument om duurzame ambities te helpen realiseren. Via dit proces vertaalt u ambities naar een specificatie en deze wordt, na het selecteren van een marktpartij en het gunnen van een opdracht, de basis voor een contract. En dit contract is bepalend voor wat u daadwerkelijk krijgt in de praktijk.

Tijdens dat inkoopproces moet u diverse keuzes maken, die van invloed zijn op de wijze waarop (of mate waarin) u kunt sturen op duurzaamheid. De belangrijkste zijn:

  • Al vroeg in uw proces dient u concreet te maken welke duurzame ambities u heeft. Vaak kunt u deze relateren aan de (strategische) doelstellingen van uw organisatie.
  • U moet kiezen welke taken binnen het bouwproces u gaat uitvragen. Zijn dat naast de bouw/aanleg (in- of exclusief het ontwerp?) ook het beheer en onderhoud, de financiering en/of zelfs de exploitatie? Meer fases integreren kan marktpartijen prikkelen om voor duurzamere oplossingen te kiezen.
  • Hoe gaat u de vraag specificeren? Gaat u een technische specificatie opstellen, waarin ontwerpkeuzes al zijn gemaakt, of gaat u functioneel (oplossingsvrij) specificeren? Dat laatste kan de markt uitdagen om zelf met (innovatieve, duurzame) oplossingen te komen.
  • Welke contractvorm gaat u gebruiken en welke (standaard?) juridisch-administratieve voorwaarden horen daarbij? Deze kunnen stimulansen maar ook beperkingen bevatten ten aanzien van duurzame oplossingen.
  • Welke aanbestedingsprocedure gaat u hanteren en hoe gaat u voor/tijdens de aanbesteding met de markt communiceren? Er zijn diverse procedures en instrumenten die zorgen dat u de kennis en ervaring van marktpartijen over duurzaamheid al vroegtijdig kunt identificeren en betrekken.
  • Hoe gaat u uw duurzame doelstellingen uiteindelijk vertalen naar concrete selectie- en gunningcriteria? Dit heeft grote invloed op het duurzame gehalte van zowel de partij(en) waarmee u gaat samenwerken als de oplossing die zij voor u gaan realiseren.

Bovenstaande keuzes houden in grote mate verband met elkaar. Ze vereisen naast juridische kennis ook kennis van de ruimte binnen de regels om daadwerkelijk te kunnen sturen op kwaliteit in het algemeen en duurzaamheid in het bijzonder. Beschikt u zelf niet over deze kennis, dan raden wij aan om daarvoor externe expertise in te schakelen. Ook vindt u meer uitgebreide informatie over bovenstaande keuzes op de website van PIANOo.

Ontwerp

  • U kunt het ontwerp apart aanbesteden, los van uitvoering, beheer en onderhoud. Het voordeel is dat u regie houdt op de uitwerking en op te maken keuzes van materialen en techniek. U kunt nog afwegingen maken in de verhouding kosten-kwaliteit. Een bundeling kan echter voordelen brengen in de totale kosten, de overall planning en in de samenwerking met uitvoerende marktpartijen. Zie de overige opties bij de werken hieronder.

Realisatie

  • In een traditionele aannemingsovereenkomst schrijft u voor volgens welke specificaties de opdrachtnemer zijn werkzaamheden dient uit te voeren. Het ontwerp is onder uw regie en opdracht tot stand gekomen.
  • Ontwerp en realisatie kunnen ook gebundeld worden in één opdracht. Aannemers maken hierbij op basis van uw programma van eisen zelf het ontwerp of schrijven samen in op de opdracht met een architectenbureau. Voordeel is dat u bent ontzorgd in de stappen van ontwerp naar realisatie. De inschrijver is er immers bij gebaat dat deze goed op elkaar aansluiten. Bovendien zal het ontwerp zijn afgestemd op voorhanden bouwmaterialen en beschikbare technieken. Dit brengt voordelen in financiën en planning. Nadeel kan zijn dat de vrijheid in het ontwerp wordt belemmerd door keuze voor eenvoud en besparing in bouwmethoden.
  • U kunt ook de realisatie prestatiegericht uitvragen. In een prestatiecontract is de uitvoerende partij verantwoordelijk voor de uiteindelijke functionaliteit van het gebouw. Daarbij worden meetbare en controleerbare prestatieafspraken gemaakt, bijvoorbeeld de garantie dat het gebouw aan bepaalde energetische certificering dient te voldoen. Afspraken worden meestal vastgelegd in de vorm van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s). Doel van prestatiecontracten is dat aannemende partijen worden uitgedaagd nieuwe kennis en technieken in te zetten die bij de aanbestedende dienst (nog) niet bekend zijn.
  • Het koppelen van de realisatie aan beheer en onderhoud van uw pand kan voordelen hebben. Lees hierover meer bij beheer en onderhoud.

Beheer en onderhoud

  • Veel onderwijsinstellingen hebben een traditioneel beheer- of onderhoudscontract. Hierin zijn de inspanningsverplichtingen vastgelegd, bijvoorbeeld dat eenmaal per jaar de cv-ketel wordt schoongemaakt.
  • Een andere vorm is het prestatiecontract. Hierin worden meetbare en controleerbare prestatieafspraken gemaakt, bijvoorbeeld de garantie dat het gebouw, de onderhoudsstatus of de installaties een bepaald kwaliteitsniveau behouden. Afspraken worden meestal vastgelegd in de vorm van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s). Doel van prestatiecontracten is dat ze leiden tot een lagere prijs voor het onderhoud en tot beter functionerende installaties. Het is mogelijk om ook het energiebeheer op dergelijke wijze uit te besteden. Lees daarover meer bij ‘Financiering en energie’. Lees ook meer over prestatiecontracten op de sites van:
  • PIANOo
  • RVO
  • Omdat investeringen in verduurzaming zich vaak uitbetalen in de jaren die volgen (Total Cost of Ownership, TCO) kan het voordelig zijn om zowel de realisatie als het beheer en onderhoud voor een bepaalde termijn bij één partij te beleggen. Denk bij deze contracten aan een looptijd van 10 tot 15 jaar: afhankelijk van een realistische terugverdientijd. Voordeel is dat de inschrijvende partij voor de realisatie er direct bij is gebaat die technieken in te zetten die de beste prijs/kwaliteit verhouding hebben op lange termijn. Let wel op hoe deze koppeling zich verhoudt tot eventueel nog lopende beheer- en onderhoudscontracten. Ook is het goed om in gedachten te houden dat u zich voor een langere tijd vastlegt. Daarmee heeft u minder mogelijkheden voor bijsturing over de komende jaren. Win altijd deskundig advies in.

Financiering en Energie

  • Aannemers zijn over het algemeen niet geneigd om zelf grote bedragen te investeren in een bouwproject. Wel zijn steeds meer banken, beleggers en pensioenfondsen geïnteresseerd in duurzaam en maatschappelijk verantwoord investeren. Dat maakt het voor onderwijsinstellingen in sommige gevallen interessant om de markt uit te dagen ook de financiering van uw verduurzaming op zich te nemen. Over het algemeen zal dit een aanvulling (F) zijn op een contract waarin de realisatie, onderhoud en beheer al zijn geïntegreerd (DBMO). Zie voor meer informatie en voorbeelden de site van RVO
  • Denk ook eens aan een Energieprestatiecontract (EPC). Hierin worden prestaties overeengekomen over energiebesparing en binnenmilieu, bijvoorbeeld de garantie dat het aantal kWh met XX per jaar daalt na uitvoering van de energiebesparende maatregelen, of dat de CO2-concentratie in de klaslokalen maximaal XX ppm bedraagt. Het is mogelijk om de uitvoering en het beheer en onderhoud van de energiemaatregelen inclusief het regelen van de financiering uit te besteden aan een marktpartij; deze wordt vaak Energy Service Company (ESCo) genoemd. De ESCo financiert de verduurzaming uit de gerealiseerde energiebesparingen en de onderhoudsbudgetten. Een EPC bevat ook een risicoverdeling en bonus-malusregeling. Kijk ook op deze pagina van de RVO website voor meer informatie en voorbeelden.
  • Een andere mogelijkheid is om de samenwerking met lokale energieleveranciers te zoeken. Het is mogelijk dat als u energie opwekt en terug kan leveren dit voordelen met zich meebrengt. Zie voor meer informatie en voorbeelden de site van hieropgewekt.
  • Tot slot kunt u in overweging nemen of u het eigendom van uw gebouw en/of installaties uit handen wilt geven. Zo is bijvoorbeeld een lease-back constructie te overwegen. Hierbij verkoopt u het pand aan een partij waarvan u het vervolgens terug leaset. Een nadeel is dat u gebonden bent aan afspraken met een derde partij. Een voordeel is dat deze afspraken zekerheid kunnen geven over het functioneren van het gebouw, duurzaamheidsprestaties en kwaliteitsniveau. U belegt risico’s omtrent deze punten dan bij een andere partij.

Overig advies

  • Voor slimme aanbesteding kan ook het effect van schaalvoordeel in overweging worden genomen. Grotere opgaven (door meerdere gebouwen of het koppelen van verschillende opdrachten zoals hierboven benoemd) kunnen het voor partijen interessanter maken om met innovatieve ideeën in te schrijven en een scherpe aanbieding te doen.
  • Wees u altijd bewust van de risico’s bij investeringen in uw vastgoed en grootschalige aanbestedingen. Door middel van een risicoanalyse kunnen kansen en bedreigingen worden geïdentificeerd. Wees u bewust van taken en verplichtingen op lange termijn en denk van tevoren na over gebruik, garanties en kwaliteitsborging in contracten. Schakel zo nodig extern advies in.
  • U bent als mbo- of hbo-instelling aanbestedingsplichtig. Op de website van Pianoo vindt u een helder stappenplan om te komen tot een inkoopstrategie, uitgebreide en up-to-date informatie over regelgeving, drempelbedragen en de voor- en nadelen van de verschillende procedures. Zie www.pianoo.nl/inkoopproces.
Verder naar financiering
Home